PDF-Rechnung für ZUGFeRD vorbereiten

PDFs können in KP für Buchhaltungs- und DATEV-nahe Zwecke ausgewertet werden. Die direkte Ausgabe einer ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Rechnung ist derzeit nicht aktiv und wird deshalb hier nicht versprochen.

ZUGFeRD kombiniert ein korrektes PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Rechnung nach EN 16931. Dafür müssen PDF, XML und Rechnungsdaten konsistent sein. OCR allein reicht für eine rechtssichere Ausgabe nicht aus.

Nutzen Sie KP für die Extraktion und Prüfung von Belegen und für DATEV-nahe Buchungsdaten. Wenn das Ziel eine versandfähige ZUGFeRD-Datei ist, führen Sie die Daten in einen dedizierten ZUGFeRD-Workflow.

**Erstellt KP eine ZUGFeRD-PDF aus einer bestehenden PDF-Rechnung?**

Nein, nicht im aktuellen KP-Upload. Diese Seite beschreibt die Vorbereitung und die Grenzen.

**Kann DATEV trotzdem ein Download-Ziel sein?**

Ja. Wenn aus dem PDF Buchungsdaten entstehen, soll DATEV als Download-Option verfügbar sein. ZUGFeRD ist eine andere Ausgabeart und braucht vollständige Rechnungsdaten plus PDF/A-3.

**Was ist der nächste Schritt für echte ZUGFeRD?**

Nutzen Sie den dedizierten ZUGFeRD-Workflow mit vollständigen Rechnungsdaten.

Manuelle Excel-Aufbereitung wirkt bei wenigen Buchungen zunächst beherrschbar, wird im Monatsabschluss aber schnell riskant: Datumsformate unterscheiden sich, Vorzeichen werden vertauscht, Gebühren fehlen, Sammelauszahlungen passen nicht zur Bankbewegung und lange Verwendungszwecke überschreiten die Feldlängen des Zielsystems. KonverterPro trennt diese Schritte: zuerst werden Quelldaten normalisiert und validiert, danach wird das passende ZUGFeRD-Vorbereitung-Format erzeugt. So bleibt die Originalstruktur nachvollziehbar, während der finale Export die technischen Vorgaben des Buchhaltungssystems erfüllt.

Entscheidend ist nicht nur, dass eine Datei technisch importierbar ist. Der Buchungsstapel muss zur Arbeitsweise der Kanzlei passen: eindeutige Belegnummern, kurze und verständliche Buchungstexte, nachvollziehbare Gegenkonten, konsistente Steuerlogik und ein klarer Zeitraum pro Export. KonverterPro erzeugt deshalb eine Vorschau, bevor die Datei heruntergeladen wird. Bei Unstimmigkeiten können Kontenzuordnungen angepasst werden, bevor die Datei in ZUGFeRD-Vorbereitung importiert wird.

Buchhaltungsdaten enthalten sensible Zahlungs-, Kunden- und Geschäftsinformationen. Deshalb verarbeitet KonverterPro Dateien auf EU-Servern, löscht Uploads und Konvertierungen standardmäßig nach 90 Tagen und bietet für besonders sensible Workflows eine Desktop-App mit lokaler Verarbeitung. Für eine nachvollziehbare Arbeitsweise sind ein gleicher Zeitraum, eine konsistente Zuordnungslogik und eine fachliche Prüfung vor dem Import wichtig.

KonverterPro startet bei €0/Monat (5 Konvertierungen pro Tag mit kostenloser Registrierung). Bezahlpläne ab €20/Monat (Starter-Plan, 400 Konvertierungen monatlich). Multi-Mandanten-Setup für Kanzleien und unbegrenzte Konvertierungen ab €99/Monat (Business-Plan). Keine Vertragsbindung, monatlich kündbar. Vergleichbare API-Tools kosten typisch €30-150/Monat plus Vertragsbindung. KonverterPro liefert die ZUGFeRD-Vorbereitung-Output-Qualität dieser Premium-Tools - ohne Vertragsbindung, ohne Setup-Phase und ohne Mindestumsätze.

KonverterPro verarbeitet Web-Uploads auf EU-Servern. Dokumente und Konvertierungen werden standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht und können vorher manuell entfernt werden. Der Export enthält strukturierte Buchungsdaten und eine Prüfansicht für unsichere Kontierungsvorschläge. Die finale fachliche Prüfung und ordnungsgemäße Aufbewahrung verbleiben beim Unternehmen oder der Steuerkanzlei.