DATEV-Buchungsstapel von Hand anlegen oder per CSV importieren

Was ein Buchungsstapel ist

Ein Buchungsstapel ist eine Sammlung von Buchungssätzen für einen festen Zeitraum, zum Beispiel einen Monat. Das Feld „Datum bis“ des Stapels bestimmt die Periode: Ein Stapel vom 01.01. bis 31.03. ordnet alle Buchungen der Periode März zu. Solange ein Stapel nicht festgeschrieben ist, lassen sich seine Buchungen ändern oder löschen, danach nicht mehr.

Buchungsstapel von Hand anlegen

• Im DATEV-Rechnungswesen-Programm, etwa Kanzlei-Rechnungswesen, den Mandantenbestand öffnen.
• Im Menü Erfassen | Belege buchen wählen. Gibt es schon Stapel, im Fenster Stapel auswählen auf „Neuen Buchungsstapel anlegen“ klicken.
• Datum von und Datum bis erfassen. Geben Sie nur den Monat ein, füllt DATEV Monatsanfang und Monatsende selbst.
• Bezeichnung und das zweistellige Diktatkürzel erfassen und mit OK bestätigen.

Danach erfassen Sie die Buchungen in der Buchungszeile. Bei sehr vielen Buchungen hilft die Stapelerfassung, die Sie im Bereich „Erweitert“ aktivieren: Sie prüft die Buchungssätze erst beim Verlassen des Buchens, nicht nach jeder Zeile.

Buchungsstapel per Datei importieren

Für Buchungen aus anderer Software bietet DATEV zwei Importwege:

• Datei im DATEV-Format: eine CSV-Datei mit DATEV-Kopfzeile, deren Name meist mit EXTF_ beginnt. Sie wird über Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung eingelesen und dort verarbeitet.
• Eigene CSV- oder Textdatei: Sie wird über Bestand | Importieren | ASCII-Daten mit einer Formatvorlage eingelesen, die festlegt, welche Spalte welches DATEV-Feld ist.

Für den Import gilt: Die Buchungen müssen brutto vorliegen, die Umsatzsteuer ergibt sich aus dem Konto oder dem BU-Schlüssel. Netto-Teilbuchungen mit einer eigenen Zeile je Konto lassen sich nicht importieren. Ein Buchungsstapel fasst höchstens 99.999 Buchungen; legen Sie am besten je Periode eine Datei an. Wie Sie eine CSV einlesen, zeigt der Ratgeber CSV in DATEV importieren.

Die Pflichtfelder

Jeder Buchungssatz braucht diese fünf Felder:

• Umsatz: der Betrag, immer positiv, mit Komma als Dezimalzeichen.
• Soll/Haben-Kennzeichen: S oder H, bezogen auf das Feld Konto.
• Konto: das Sach- oder Personenkonto.
• Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel).
• Belegdatum im Format TTMM. Die Jahreszahl wertet DATEV dabei nicht aus; das Jahr ergibt sich aus dem Wirtschaftsjahr.

Für den Ausgleich offener Posten ist zusätzlich Belegfeld 1 mit der Rechnungsnummer wichtig: Eine Zahlung gleicht eine Rechnung nur aus, wenn Belegfeld 1 bei beiden gleich ist. Erlaubt sind dort Ziffern, Buchstaben und die Zeichen $ & % * + - /, keine Leerzeichen und keine Umlaute.

Steuerschlüssel richtig setzen

Viele Erlös- und Aufwandskonten im SKR03 und SKR04 sind Automatikkonten: Sie tragen den Steuersatz selbst, etwa 8400 bzw. 4400 „Erlöse 19 % USt“. Auf diesen Konten bleibt das Feld BU-Schlüssel leer. Auf Konten ohne Automatik setzen Sie den Steuerschlüssel, zum Beispiel 9 für 19 % Vorsteuer oder 8 für 7 % Vorsteuer. DATEV führt diese Schlüssel auch in der Steuerschlüssel-Tabelle 2026; dort steht auch, welcher Schlüssel für Sonderfälle wie Reverse Charge gilt.

Beispiel: ein kleiner Stapel für März

Beispiel mit erfundenen Zahlen, Konten im SKR03 (SKR04 in Klammern), Stapel vom 01.03. bis 31.03.:

• Ausgangsrechnung: Umsatz 1.190,00, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 10000 (Debitor), Gegenkonto 8400 (4400), kein BU-Schlüssel, Belegdatum 0503, Belegfeld 1 RE-2026-031, Buchungstext „Beratung Februar“.
• Eingangsrechnung: Umsatz 119,00, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 4930 (6815) „Bürobedarf“, Gegenkonto 70000 (Kreditor), BU-Schlüssel 9, Belegdatum 1003, Belegfeld 1 ER-2026-118, Buchungstext „Druckerpapier“.
• Zahlungseingang: Umsatz 1.190,00, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 1200 (1800), Gegenkonto 10000, Belegdatum 2003, Belegfeld 1 RE-2026-031.

Debitoren liegen im Bereich 10000 bis 69999, Kreditoren im Bereich 70000 bis 99999.

Prüfung vor der Übergabe an die Kanzlei

• Ordnungsbegriff: Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr in der Datei müssen zum Bestand der Kanzlei passen. Sonst zeigt die Stapelverarbeitung die Datei nicht an oder meldet „Keine Daten vorhanden“.
• Zeitraum: Alle Belegdaten liegen im Zeitraum des Stapels und im Wirtschaftsjahr.
• Kontenlänge: Die Sachkonten haben die Länge des Bestands, Personenkonten genau eine Stelle mehr.
• Summen: Die Bankbuchungen ergeben zusammen die Bewegung laut Kontoauszug.
• Festschreibung: Buchungsstapel ohne Festschreibekennzeichen schreibt DATEV beim Import automatisch fest. Soll die Kanzlei noch korrigieren können, muss das Kennzeichen auf 0 stehen; sprechen Sie das mit ihr ab.
• Nicht in Excel speichern: Eine Datei im DATEV-Format, die in Excel geöffnet und gespeichert wurde, erkennt DATEV oft nicht mehr, weil sich die Kopfzeile ändert.

Buchungsstapel aus Bank- und Zahlungsdaten

Liegen die Daten als Kontoauszug, PayPal- oder Shop-Abrechnung vor, müssen Sie den Stapel nicht von Hand bauen. KonverterPro erstellt daraus eine Datei im DATEV-Format mit Kopfzeile (Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge) und lässt die Festschreibung offen (Kennzeichen 0). Vor dem Export prüft KonverterPro unter anderem, ob jedes Belegdatum im Wirtschaftsjahr liegt, ob die Kontonummern zur Sachkontenlänge passen und ob Konto und Gegenkonto verschieden sind. Mehr dazu: CSV zu DATEV Buchungsstapel konvertieren.