CSV in DATEV importieren: Schritt für Schritt

Welche CSV haben Sie?

• Datei im DATEV-Format: Die erste Zeile ist eine DATEV-Kopfzeile, die mit EXTF beginnt, der Dateiname meist mit EXTF_. Solche Dateien erzeugen Programme mit DATEV-Export. Importweg: Stapelverarbeitung.
• CSV mit Buchungssätzen: Jede Zeile hat Betrag, Konto, Gegenkonto und Datum, aber keine DATEV-Kopfzeile. Importweg: ASCII-Import mit eigener Formatvorlage.
• CSV mit Kontoumsätzen: der Export aus dem Online-Banking, von PayPal oder einem Shop. Konto und Gegenkonto fehlen; die Umsätze müssen erst kontiert werden.

Fall 1: Datei im DATEV-Format über die Stapelverarbeitung

• In Kanzlei-Rechnungswesen den Mandantenbestand öffnen und Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung wählen.
• Auf den Link Importieren klicken, das Quellverzeichnis wählen und die Datei markieren.
• Auf Importieren klicken; der Stapel erscheint in der Stapelverarbeitung.
• Den Stapel markieren und Verarbeiten wählen. Fehler und Hinweise zeigt DATEV im Importprotokoll.

Öffnen und speichern Sie eine solche Datei nicht in Excel. Dabei ändert sich die Kopfzeile, und DATEV erkennt die Datei nicht mehr als DATEV-Format.

Fall 2: Eigene CSV über den ASCII-Import

• Bestand | Importieren | ASCII-Daten wählen und die Datei als Importquelle auswählen.
• Unter Formatverwaltung | Neues Format anlegen eine Formatvorlage anlegen.
• Trennzeichen, Dezimalzeichen, Datumsformat und Zeichensatz einstellen. DATEV bietet ASCII und ANSI an; prüfen Sie in der Vorschau, ob Umlaute im Buchungstext richtig erscheinen. Mit „Import ab Zeile“ überspringen Sie die Überschriftenzeile.
• In der Feldauswahl die DATEV-Felder in der Reihenfolge der Spalten Ihrer Datei anordnen. Alle mit * markierten Pflichtfelder müssen dabei sein.
• Speichern, Verarbeiten und den Stapel neu anlegen oder an einen bestehenden anhängen.

Nehmen Sie das Feld Festschreibung in die Formatvorlage auf. Fehlt es, schreibt DATEV den Stapel beim Import fest.

Spalten richtig zuordnen

So passen typische Spalten zu den DATEV-Feldern:

• Datum → Belegdatum, im Format TTMM.
• Betrag → Umsatz, immer positiv, dazu das Soll/Haben-Kennzeichen. Alternativ zwei Spalten Umsatz Soll und Umsatz Haben.
• Sachkonto → Konto.
• Gegenkonto → Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel), den Steuerschlüssel separat im Feld BU-Schlüssel.
• Rechnungsnummer → Belegfeld 1.
• Text → Buchungstext, höchstens 60 Zeichen.

Zeichensatz: ANSI oder UTF-8?

Für Dateien im DATEV-Format ist der Standardzeichensatz ISO-8859-1 bzw. Windows-1252. DATEV Rechnungswesen liest beim manuellen Import aber auch UTF-8, wenn die Datei mit einer Byte Order Mark (BOM) beginnt. KonverterPro schreibt seine DATEV-Dateien in UTF-8 mit BOM. Beim ASCII-Import wählen Sie den Zeichensatz in der Formatvorlage und prüfen ihn an den Umlauten in der Vorschau.

Fall 3: Kontoumsätze ohne Konten

DATEV kann Kontoumsätze aus einer CSV übernehmen, wenn Sie die Datei nach jedem Export in eine ASCII-Weiterverarbeitungsdatei umbauen, in DATEVs festem Aufbau und mit aufsteigend sortiertem Buchungsdatum. Daraus erzeugt DATEV Buchungsvorschläge. Für diese Umformatierung leistet DATEV keinen Support.

Kürzer ist es, die Bank-CSV direkt in einen Buchungsstapel umzuwandeln. KonverterPro erkennt Trennzeichen und Zeichensatz, schlägt die Zuordnung der Spalten vor, etwa Datum, Beschreibung, Betrag oder getrennte Soll- und Haben-Spalten, Gegenpartei und Referenz, und speichert sie für den Mandanten. Danach schlägt KonverterPro für jede Zeile ein Konto vor. Sie prüfen die Vorschau und laden eine Datei im DATEV-Format herunter, die wie in Fall 1 eingelesen wird. Mehr dazu: CSV zu DATEV Buchungsstapel konvertieren.

Beispiel: aus einer Bankzeile wird ein Buchungssatz

Beispiel mit erfundenen Daten. Die Bank-CSV enthält diese Zeile:

• 15.03.2026;Mobilfunk Beispiel GmbH;Rechnung 03/2026;-59,50

Als Buchungssatz im SKR03 (SKR04 in Klammern):

• Umsatz 59,50, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 4920 (6805) „Telefon“, Gegenkonto 1200 (1800) Bank, BU-Schlüssel 9, Belegdatum 1503, Belegfeld 1 RE-2026-03, Buchungstext „Mobilfunk Beispiel GmbH Rechnung 03/2026“.

Aus dem negativen Bankbetrag wird ein positiver Umsatz. Die Richtung steckt im Soll/Haben-Kennzeichen, das sich auf das Konto 4920 (6805) bezieht.

Typische Fehler und Lösungen

• „Keine Daten vorhanden“ oder die Datei fehlt in der Liste: Beraternummer, Mandantennummer oder Wirtschaftsjahr passen nicht zum Bestand. Im Fenster Importieren „Alle“ anzeigen und den Ordnungsbegriff ändern.
• Datei nach Excel-Bearbeitung nicht erkannt: neu exportieren oder über den ASCII-Import einlesen und dort „Import ab Zeile“ auf 2 setzen.
• Falsche Umlaute: in der Formatvorlage den Zeichensatz wechseln.
• Belegdatum im falschen Format oder außerhalb des Wirtschaftsjahrs: TTMM verwenden und den Zeitraum prüfen.
• Negative Beträge im Feld Umsatz: den Betrag positiv angeben und die Richtung über das Soll/Haben-Kennzeichen steuern.
• Sonderzeichen in Belegfeld 1: erlaubt sind nur Ziffern, Buchstaben und $ & % * + - /.