Buchungssätze aus Excel in DATEV importieren

Liest DATEV Excel-Dateien direkt?

Nein. Der ASCII-Import der DATEV-Rechnungswesen-Programme liest Text- und CSV-Dateien. Sie bauen die Buchungen in Excel auf und speichern sie anschließend als CSV. Für jede Buchungsperiode, zum Beispiel jeden Monat, legen Sie am besten eine eigene Datei an. Ein Buchungsstapel darf höchstens 99.999 Buchungszeilen enthalten.

So bauen Sie die Tabelle auf

Eine Zeile ist ein Buchungssatz. Diese Spalten brauchen Sie mindestens:

• Umsatz: der Bruttobetrag, immer positiv.
• Soll/Haben-Kennzeichen: S oder H, bezogen auf das Konto.
• Konto und Gegenkonto: Sachkonten in der Länge Ihres Bestands, Personenkonten eine Stelle länger.
• Belegdatum: Tag und Monat als TTMM, also 0503 für den 5. März. Formatieren Sie die Spalte in Excel als Text, damit die führende Null erhalten bleibt.

Empfehlenswert sind außerdem BU-Schlüssel, Belegfeld 1 mit der Rechnungsnummer und ein Buchungstext mit höchstens 60 Zeichen. Buchungen mit Umsatzsteuer erfassen Sie brutto; die Steuer ergibt sich aus dem Automatikkonto oder dem BU-Schlüssel. Netto-Teilbuchungen, bei denen jedes Konto eine eigene Zeile mit dem Nettobetrag hat, kann DATEV nicht importieren.

Als CSV speichern

Speichern Sie die Tabelle über „Speichern unter“ als CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen. Prüfen Sie die Datei danach in einem Texteditor: Beträge mit Komma, keine Tausenderpunkte, das Belegdatum vierstellig. Ob Umlaute richtig ankommen, sehen Sie später in der Importvorschau von DATEV.

Import in DATEV mit eigener Formatvorlage

• Im DATEV-Rechnungswesen-Programm Bestand | Importieren | ASCII-Daten wählen und die CSV als Importquelle auswählen.
• Weicht die Kontonummernlänge der Datei von der des Bestands ab, die Sachkontenlänge der Importdatei angeben.
• Formatverwaltung | Neues Format anlegen wählen und einen Namen vergeben.
• Trennzeichen (Semikolon), Dezimalzeichen (Komma), Datumsformat (TTMM) und Zeichensatz einstellen; „Import ab Zeile“ auf 2 setzen, wenn die erste Zeile Überschriften enthält.
• In der Feldauswahl die Felder in der Reihenfolge Ihrer Spalten anordnen. Pflichtfelder sind mit * markiert.
• Speichern und Verarbeiten; den Stapel neu anlegen oder an einen bestehenden anhängen.

Die Formatvorlage bleibt gespeichert. Im nächsten Monat wählen Sie sie in der Formatauswahl und importieren direkt. Nehmen Sie das Feld Festschreibung mit auf: Ohne dieses Feld schreibt DATEV den Stapel beim Import fest.

Beispiel: drei Buchungssätze aus Excel

Beispiel mit erfundenen Zahlen, Konten im SKR03. Die CSV mit Überschrift sieht so aus:

• Umsatz;Soll/Haben-Kennzeichen;Konto;Gegenkonto;BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Buchungstext
• 1190,00;S;10000;8400;;0503;RE-2026-031;Beratung Februar
• 119,00;S;4930;70000;9;1003;ER-2026-118;Druckerpapier
• 1190,00;S;1200;10000;;2003;RE-2026-031;Zahlung RE-2026-031

In der Formatvorlage ordnen Sie die acht Spalten den gleichnamigen DATEV-Feldern zu. Die erste Zeile ist eine Ausgangsrechnung auf das Automatikkonto 8400, deshalb ohne BU-Schlüssel. Die zweite ist eine Eingangsrechnung über Bürobedarf mit 19 % Vorsteuer über den BU-Schlüssel 9. Die dritte ist der Zahlungseingang; weil Belegfeld 1 bei Rechnung und Zahlung gleich ist, gleicht DATEV den offenen Posten aus. Im SKR04 lauten die Konten 4400, 6815 und 1800.

Typische Fehler

• Eine DATEV-Datei in Excel gespeichert: Eine exportierte Datei im DATEV-Format erkennt DATEV danach oft nicht mehr, weil sich die Kopfzeile ändert. Exportieren Sie neu oder lesen Sie die Datei über den ASCII-Import ab Zeile 2 ein.
• Belegdatum ohne führende Null, also 503 statt 0503.
• Negative Beträge statt Soll/Haben-Kennzeichen.
• Konten mit falscher Länge, etwa fünfstellige Sachkonten in einem Bestand mit vier Stellen.
• Netto-Teilbuchungen statt Bruttobuchungen.

Und wenn Ihre Excel-Datei Kontoumsätze enthält?

Enthält die Tabelle keine Buchungssätze, sondern Umsätze vom Bankkonto oder von PayPal, fehlen Konto und Gegenkonto. Dann wandelt KonverterPro die Excel- oder CSV-Datei in einen DATEV-Buchungsstapel um und schlägt die Konten vor; Sie prüfen die Vorschau vor dem Download. Fertige Buchungssätze mit eigenen Konten übernimmt KonverterPro dagegen nicht eins zu eins, dafür ist der ASCII-Import der richtige Weg. Mehr dazu: XLSX zu DATEV konvertieren.

Der umgekehrte Weg: DATEV-Daten in Excel

Buchungsstapel exportieren Sie in DATEV über Bestand | Exportieren | DATEV-Format. Die CSV-Datei können Sie in Excel öffnen und auswerten. Speichern Sie sie aber nicht für einen späteren Import zurück, sondern exportieren Sie bei Bedarf neu. Wie Sie DATEV-Exporte für andere Programme aufbereiten, zeigt der Ratgeber DATEV-Daten als CSV exportieren und flexibel zuordnen.