DATEV Kostenstellen anlegen und richtig buchen

Was Sie brauchen

Mit jedem DATEV-Rechnungswesen-Programm ist Kostenrechnung Basis installiert. Damit legen Sie Kostenstellen an und werten einen Standard-Betriebsabrechnungsbogen (BAB) je Kostenstelle aus, aufgebaut nach dem DATEV-BWA-Schema. Für mehr brauchen Sie das Zusatzprogramm Kostenrechnung classic, unter anderem für eine Auswertung über alle Kostenstellen, automatische Verteilungen auf mehrere Kostenstellen und die Verbindung zu DATEV Unternehmen online. Ob classic installiert ist, sehen Sie unter Hilfe | Info: Geben Sie bei Komponente „kost“ ein; erscheint Kostenrechnung classic, ist das Programm vorhanden.

Schritt 1: KOST-System anlegen

• Im Menü Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme wählen.
• Auf „Neues KOST-System anlegen“ klicken und eine Kurzbezeichnung erfassen.
• Das Kontrollkästchen „Eingaben unterstützen und prüfen“ aktivieren und speichern.

Schritt 2: Kostenstellen anlegen

• Im Menü Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger wählen.
• Auf „Neue(n) Kostenstelle/-träger anlegen“ klicken.
• Die Nummer der Kostenstelle und die Langbezeichnung erfassen. Die Kurzbezeichnung für die Auswertungen bildet DATEV daraus; Sie können sie ändern.
• Mit „Speichern und neu“ die nächste Kostenstelle anlegen, zum Schluss „Speichern und schließen“.

Schritt 3: KOST1 in der Buchungszeile einblenden

• Erfassen | Belege buchen wählen und einen Stapel öffnen oder anlegen.
• Im Zusatzbereich Eigenschaften unter Buchungssatz | Optionale Erfassungsfelder die Darstellung der Buchungszeile auf „Maximal“ stellen.
• Das Kontrollkästchen KOST1 aktivieren und nicht benötigte Felder abwählen.

Ab jetzt erfassen Sie zu jeder Kostenbuchung die Kostenstelle im Feld KOST1. Für eine zweite Zuordnung, etwa nach Kostenträger oder Projekt, gibt es das Feld KOST2.

Schritt 4: Auswerten

Unter Auswertungen | Kosten- und Leistungsrechnung | Standard-Betriebsabrechnungsbogen öffnen Sie die Auswertung. Fragt DATEV, ob die zuletzt berechneten Werte angezeigt werden sollen, wählen Sie Nein und berechnen neu: Monat, Zeitraum und das Schema zu Ihrem Kontenrahmen wählen, dann auf Berechnen klicken. Buchungen, die im BAB nicht berücksichtigt wurden, etwa ohne Kostenstelle, kann DATEV gesondert anzeigen, damit Sie sie korrigieren.

KOST1 oder KOST2?

KOST1 nimmt in der Regel die Kostenstelle auf, KOST2 eine zweite Gliederung wie Kostenträger oder Projekt. In Kostenrechnung classic wählen Sie beim Anlegen eines KOST-Systems, welches KOST-Feld es auswertet. Legen Sie das einmal fest und bleiben Sie dabei, damit Buchungen und Auswertungen zusammenpassen.

Kostenstellen und DATEV Unternehmen online

Gebucht wird mit Kostenstellen im DATEV-Rechnungswesen-Programm. Alle Buchungen mit Kostenstelle wertet die Kostenrechnung dort automatisch aus; ein eigener Import ist nicht nötig. Mit Kostenrechnung classic kann Ihre Kanzlei die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung in DATEV Unternehmen online bereitstellen. Sie rufen sie dort ab und können sie zum Beispiel nach Excel exportieren oder als PDF ansehen.

Kostenstellen sinnvoll nummerieren

Im Feld KOST1 sind bis zu 36 Zeichen möglich. Praktisch sind kurze, stabile Nummern mit einer festen Logik, zum Beispiel 100er für die Verwaltung, 200er für den Vertrieb und 300er für die Produktion. Ändern Sie die Bedeutung einer Nummer nicht im laufenden Jahr, sonst passen Vergleiche mit Vormonaten und Vorjahr nicht mehr.

Kostenstellen automatisch verteilen

Mit Kostenrechnung classic müssen Sie die Kostenstelle nicht bei jeder Buchung eingeben. Über eine Kontenverteilung weisen Sie einem Konto feste Kostenstellen zu. Mit Verteilschlüsseln teilen Sie Buchungssätze auf mehrere Kostenstellen auf, und Umlagen verteilen die Werte einer Kostenstelle auf andere.

Beispiel: Buchung mit Kostenstelle

Beispiel mit erfundenen Zahlen, SKR03 (SKR04 in Klammern): Der Vertrieb kauft Druckerpapier für 119,00 EUR inklusive 19 % Vorsteuer und zahlt vom Bankkonto. Kostenstelle 200 steht für den Vertrieb.

• Umsatz 119,00, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 4930 (6815) „Bürobedarf“, Gegenkonto 1200 (1800), BU-Schlüssel 9, Belegdatum 1505, Belegfeld 1 ER-2026-118, Buchungstext „Druckerpapier Vertrieb“, KOST1 - Kostenstelle 200.

Im Standard-BAB erscheinen die 100,00 EUR netto bei der Kostenstelle 200; die Vorsteuer von 19,00 EUR ist keine Kostenposition. Ohne KOST1 wäre die Buchung im BAB keiner Kostenstelle zugeordnet.

Kostenstellen in importierten Buchungsstapeln

Kommen die Buchungen per Datei, steht die Kostenstelle im DATEV-Format im Feld „KOST1 - Kostenstelle“, eine zweite Zuordnung im Feld „KOST2 - Kostenstelle“, jeweils mit bis zu 36 Zeichen. Auch die Importdatei für DATEV Kassenbuch online hat die Spalten Kost1 und Kost2.

KonverterPro füllt KOST1 und KOST2 derzeit nicht. Buchungsstapel aus Kontoauszügen oder Zahlungsdaten kommen also ohne Kostenstelle in DATEV an. Die Kostenstelle ergänzen Sie danach im Belege buchen, solange der Stapel nicht festgeschrieben ist, oder über eine Kontenverteilung in Kostenrechnung classic.