Kassendaten (CSV) in DATEV importieren und Konten zuordnen

Zwei Wege für Kassendaten

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie Sie und Ihre Kanzlei arbeiten:

• DATEV Kassenbuch online: Sie importieren Kassenbewegungen als CSV-Datei in eine Kasse in DATEV Unternehmen online. Die Datei muss einem festen Aufbau folgen.
• Buchungsstapel: Ihre Kanzlei liest fertige Buchungssätze im DATEV-Format in Kanzlei-Rechnungswesen ein. Diesen Weg nutzt KonverterPro.

Unabhängig vom Weg gilt: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 AO täglich festzuhalten. Der Import ersetzt diese Aufzeichnung nicht, er überträgt sie.

Kassenbuch online: Aufbau der Importdatei

DATEV Kassenbuch online nimmt Dateien mit der Endung .csv oder .txt bis 6 MB an. Die erste Zeile ist eine feste Kopfzeile mit 13 Spalten, getrennt durch Semikolon: Währung, VorzBetrag, RechNr, BelegDatum, Belegtext, UStSatz, BU, Gegenkonto, Kost1, Kost2, Kostmenge, Skonto und Nachricht. Die Kopfzeile muss vollständig sein, auch wenn Sie nicht alle Felder füllen. Als Zeichensatz empfiehlt DATEV UTF-8.

Diese fünf Felder sind Pflicht:

• Währung: nur EUR.
• VorzBetrag: Betrag mit Vorzeichen, + für Einnahmen und - für Ausgaben, Komma als Dezimalzeichen, ohne Tausenderpunkt.
• RechNr: die Belegnummer, höchstens 36 Zeichen.
• BelegDatum: Tag und Monat vierstellig ohne Punkt (TTMM), also 0505 für den 5. Mai.
• Belegtext: höchstens 60 Zeichen.

So importieren Sie in Kassenbuch online

Öffnen Sie in DATEV Unternehmen online das Kassenbuch und klicken Sie in der Kassenübersicht bei der gewünschten Kasse auf Optionen. Wählen Sie „Kassenbewegungen importieren“, legen Sie den Zeitraum fest, wählen Sie die Datei und klicken Sie auf Importieren. Jede Bewegung muss im gewählten Zeitraum liegen.

Konten per Buchungstext zuordnen

Die Importdatei für Kassenbuch online hat das optionale Feld Gegenkonto. Steht dort zu jeder Zeile das passende Konto, etwa das Erlöskonto für Bareinnahmen, ist die Kontierung bereits erledigt. Bei vielen gleichartigen Bewegungen lohnt sich eine feste Regel nach Buchungstext: „Tageseinnahmen“ auf das Erlöskonto, „Wareneinkauf“ auf den Wareneingang.

In KonverterPro legen Sie solche Regeln in den Einstellungen an, zum Beispiel mit dem Quellfeld Beschreibung, dem Muster-Typ „Enthält“, dem Muster „Tageseinnahmen“ und dem Zielkonto 8400. Die Regel gilt für alle weiteren Dateien dieses Mandanten. Damit KonverterPro gegen die Kasse und nicht gegen die Bank bucht, legen Sie für die Kasse ein eigenes Mandantenprofil an und tragen dort als Standard-Gegenkonto 1000 (SKR03) bzw. 1600 (SKR04) ein.

Buchungsstapel mit KonverterPro

• Kassenliste als CSV hochladen: Erkennt KonverterPro die Spalten nicht sicher, ordnen Sie sie einmal zu, etwa Datum, Beschreibung und Betrag. Die Zuordnung speichert KonverterPro für den Mandanten.
• Konten prüfen: Zuerst greifen Ihre Regeln und früheren Bestätigungen, danach die Vorschläge von KonverterPro. In der Vorschau sehen Sie jede Zeile vor dem Export.
• Exportieren: Sie erhalten eine Datei im DATEV-Format, die Ihre Kanzlei über die Stapelverarbeitung in Kanzlei-Rechnungswesen einliest.

Für SumUp liest KonverterPro die CSV-Exporte für Verkäufe, Kassenbuch und Auszahlungen direkt; die Anleitung steht im Ratgeber SumUp-Umsätze in DATEV importieren. Tagesberichte und Z-Bons einer Kasse liest KonverterPro derzeit nicht.

Beispiel: drei Kassenbewegungen

Beispiel mit erfundenen Zahlen, Konten im SKR03 (SKR04 in Klammern). Erlöse und Wareneingang laufen über Automatikkonten, deshalb ohne BU-Schlüssel:

• 05.05., Tageseinnahmen bar 238,00 EUR inklusive 19 % USt: Umsatz 238,00, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 1000 (1600) Kasse, Gegenkonto 8400 (4400) „Erlöse 19 % USt“, Belegdatum 0505, Belegfeld 1 KB-0505.
• 06.05., Wareneinkauf bar 59,50 EUR inklusive 19 % Vorsteuer: Umsatz 59,50, Soll/Haben-Kennzeichen S, Konto 3400 (5400) „Wareneingang 19 % Vorsteuer“, Gegenkonto 1000 (1600), Belegdatum 0605, Belegfeld 1 KB-0506.
• 07.05., Einzahlung von 150,00 EUR auf das Bankkonto: Konto 1360 (1460) Geldtransit, Gegenkonto 1000 (1600), Soll/Haben-Kennzeichen S. Sobald die Gutschrift auf dem Kontoauszug steht, buchen Sie auf der Bankseite Konto 1200 (1800) gegen 1360 (1460).

In einer Importdatei für Kassenbuch online sehen dieselben Bewegungen so aus, mit der Kopfzeile von oben und dem Gegenkonto in Spalte 8:

• EUR;+238,00;KB-0505;0505;Tageseinnahmen bar;;;8400;;;;;
• EUR;-59,50;KB-0506;0605;Wareneinkauf bar;;;3400;;;;;
• EUR;-150,00;KB-0507;0705;Einzahlung Bank;;;1360;;;;;

Typische Fehler beim Import

• Datum mit Punkt, also 05.05. statt 0505: Kassenbuch online lehnt die Datei ab.
• Falsche Spaltenzahl: Zwischen den 13 Spalten stehen genau 12 Semikolons.
• In Excel bearbeitet und gespeichert: DATEV rät davon ab, weil Excel das Format verändert.
• Kassenminus: Ist die Prüfung aktiv, lehnt DATEV den Import ab, sobald der Bestand zwischendurch negativ würde, auch wenn die Summe am Ende stimmt.
• Doppelter Import: Kassenbuch online prüft nicht auf Duplikate. Importieren Sie jeden Zeitraum nur einmal.