MT940 zu DATEV konvertieren

MT940 ist ein SWIFT-Standardformat aus den 1990ern für elektronische Kontoauszüge. Trotz seines Alters ist MT940 heute der De-facto-Standard für Geschäftskunden-Kontoauszüge in Deutschland — alle relevanten Banken (Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, ING, etc.) bieten MT940-Export an. Das Format ist textbasiert mit fixer Tag-Struktur (:20:, :25:, :61:, :86:, etc.), was es maschinenlesbar und gut komprimierbar macht. Im Vergleich zu PDF (OCR-abhängig) und CSV (bank-spezifische Spalten) ist MT940 strukturell einheitlich — perfekt für automatisierte Verarbeitung. Mit dem Aufkommen von camt.053 (PSD2-XML) wird MT940 langsam abgelöst, bleibt aber für die nächsten 5-10 Jahre relevant.

Eine der häufigsten DATEV-Buchhaltungsfallen bei MT940 sind Sammelbuchungen: ein einzelner MT940-Buchungssatz repräsentiert oft mehrere Einzeltransaktionen (z.B. eine Auszahlung an 5 Lieferanten). Im Standard-MT940 erscheint nur die Summe — die Einzeltransaktionen sind im :86: Tag in strukturierten Subfields kodiert (SVWZ+, ABWA+, MREF+, IBAN+, BIC+). KonverterPro entzerrt diese Subfields automatisch und erstellt einzelne DATEV-Buchungssätze pro Lieferant. Bei reinem MT940 ohne Subfield-Daten (älteres Format) wird die Sammelbuchung als einzelne Position mit Hinweis erfasst — Sie können in DATEV manuell aufdröseln, falls nötig.

Manuelle Excel-Aufbereitung wirkt bei wenigen Buchungen zunächst beherrschbar, wird im Monatsabschluss aber schnell riskant: Datumsformate unterscheiden sich, Vorzeichen werden vertauscht, Gebühren fehlen, Sammelauszahlungen passen nicht zur Bankbewegung und lange Verwendungszwecke überschreiten die Feldlängen des Zielsystems. KonverterPro trennt diese Schritte: zuerst werden Quelldaten normalisiert und validiert, danach wird das passende DATEV-Format erzeugt. So bleibt die Originalstruktur nachvollziehbar, während der finale Export die technischen Vorgaben des Buchhaltungssystems erfüllt.

Entscheidend ist nicht nur, dass eine Datei technisch importierbar ist. Der Buchungsstapel muss zur Arbeitsweise der Kanzlei passen: eindeutige Belegnummern, kurze und verständliche Buchungstexte, nachvollziehbare Gegenkonten, konsistente Steuerlogik und ein klarer Zeitraum pro Export. KonverterPro erzeugt deshalb eine Vorschau, bevor die Datei heruntergeladen wird. Bei Unstimmigkeiten können Kontenzuordnungen angepasst werden, bevor die Datei in DATEV importiert wird.

Buchhaltungsdaten enthalten sensible Zahlungs-, Kunden- und Geschäftsinformationen. Deshalb verarbeitet KonverterPro Dateien auf EU-Servern, löscht Uploads automatisch und bietet für besonders sensible Workflows eine Desktop-App mit lokaler Verarbeitung. Für die GoBD-Nachvollziehbarkeit ist wichtig, dass der Workflow wiederholbar bleibt: gleicher Zeitraum, gleiche Zuordnungslogik, nachvollziehbarer Export. Das reduziert Rückfragen der Kanzlei und macht spätere Prüfungen einfacher.

Formatkonvertierung ist mehr als Spalten umbenennen. PDFs müssen ausgelesen, CSV-Dateien korrekt getrennt, XML-Formate wie camt.053 interpretiert und Bankstandards wie MT940 validiert werden. KonverterPro prüft deshalb Pflichtfelder, Betragslogik und technische Zielvorgaben, bevor der Export erzeugt wird. Fehlerhafte Zeilen können früh erkannt werden, statt erst beim Import in der Buchhaltungssoftware aufzufallen.

KonverterPro startet bei €0/Monat (5 Konvertierungen pro Tag mit kostenloser Registrierung). Bezahlpläne ab €20/Monat (Starter-Plan, 400 Konvertierungen monatlich). Multi-Mandanten-Setup für Kanzleien und unbegrenzte Konvertierungen ab €99/Monat (Business-Plan). Keine Vertragsbindung, monatlich kündbar. Format-Konvertierung wird üblicherweise manuell in Excel durchgeführt (hoher Zeitaufwand pro Monat) oder über teure Eigenentwicklungen. KonverterPro liefert die DATEV-Output-Qualität dieser Premium-Tools - ohne Vertragsbindung, ohne Setup-Phase und ohne Mindestumsätze.

KonverterPro generiert GoBD-konforme Buchungssätze mit lückenlosen Belegnummern und einem Hash-basierten Audit-Trail. Jede Konvertierung wird mit Zeitstempel, Mitarbeiter-ID und Hash-Wert für Eingangs- und Ausgangsdatei dokumentiert - bei einer Betriebsprüfung ist der Konvertierungsweg von Quelldatei zu Buchungsstapel vollständig nachweisbar. Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Servern in Frankfurt am Main mit automatischer Datenlöschung nach 7 Tagen (oder sofort manuell auslösbar). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der KonverterPro-Bedingungen - relevant für Steuerberater, die Mandantendaten durchlaufen lassen, sowie für Unternehmen mit erhöhten DSGVO-Anforderungen. Für besonders sensible Daten (Anwaltskanzleien, Heilberufe, Steuerkanzleien selbst, Beratungsunternehmen) steht die KonverterPro Desktop-App zur Verfügung - diese verarbeitet Daten lokal auf Ihrem Rechner, ohne dass die Daten unsere Server jemals erreichen.