E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Steuerberater jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt — und zwar schneller als viele denken. Für Steuerberater und Buchhalter bedeutet das: Handlungsbedarf jetzt, nicht erst 2027. Dieser Artikel erklärt alle Fristen, die relevanten Formate und wie Sie Ihre Kanzlei rechtzeitig auf die gesetzliche Pflicht vorbereiten.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass B2B-Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format austauschen müssen. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Bundesrat beschlossen wurde.

Eine „E-Rechnung“ im Sinne des Gesetzes ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail. Gemeint sind Formate, die maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten — allen voran ZUGFeRD und XRechnung.

Die Deadlines im Überblick

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie bereits in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten — auch wenn Ihre Mandanten noch keine Pflicht haben, welche zu senden.

Welche Formate sind zulässig?

Das Gesetz schreibt vor, dass die E-Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:

XRechnung

• Reines XML-Format, keine visuelle Darstellung
• Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden (bereits seit 2020)
• Wird zunehmend von großen Unternehmen gefordert
• Keine lesbare PDF-Darstellung ohne Viewer-Software

ZUGFeRD (ab Version 2.1)

• Hybridformat: Enthält sowohl ein lesbares PDF als auch strukturierte XML-Daten
• Einfacher in der Praxis: Mandanten können die Rechnung normal lesen
• Kompatibel mit EN 16931 ab ZUGFeRD 2.1
• Wird von DATEV und den meisten Buchhaltungsprogrammen unterstützt
• Empfehlung für die meisten Kanzleien: ZUGFeRD bietet die beste Balance aus Compliance und Praxistauglichkeit

Was bedeutet das konkret für Steuerberater?

1. Mandanten-Kommunikation jetzt aufnehmen

Ihre Mandanten müssen wissen: Ab wann sie betroffen sind, welches Format sie verwenden sollen und wie ihre Buchhaltungssoftware das unterstützt. Starten Sie jetzt mit einer Mandanten-Rundmail. Je früher Sie informieren, desto weniger Panik kurz vor der Deadline.

2. Eigene IT-Infrastruktur prüfen

Kann Ihre Kanzlei-Software bereits E-Rechnungen empfangen und verarbeiten? DATEV Unternehmen online unterstützt ZUGFeRD und XRechnung. Bei älteren DATEV-Versionen sollten Sie prüfen, ob Updates vorliegen.

3. Konvertierungs-Workflow einrichten

In der Übergangsphase werden Mandanten weiterhin PDFs schicken. Sie benötigen einen Workflow, um PDF-Rechnungen in ZUGFeRD/XRechnung zu konvertieren oder zu prüfen, ob eine eingegangene E-Rechnung wirklich normenkonform ist.

Die größten Missverständnisse zur E-Rechnungspflicht

„Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung“

Falsch. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht. Es fehlen die strukturierten, maschinenlesbaren XML-Daten.

„Wir haben noch bis 2028 Zeit“

Vorsicht. Seit Januar 2025 müssen Sie bereits E-Rechnungen empfangen können. Wer ab 2027 versenden muss, braucht seinen Workflow bereits vor der Deadline — denn die Umstellung dauert erfahrungsgemäß 3–6 Monate.

„Das betrifft nur Großunternehmen“

Falsch. Ab 2028 sind ALLE B2B-Unternehmen betroffen — egal ob Einzelunternehmer oder Konzern.

Schritt-für-Schritt: Kanzlei-Vorbereitung bis 2027

Phase 1 (Jetzt — Q2 2026): Analyse & Planung

• Software-Audit: Welche Programme nutzen Mandanten?
• DATEV-Version prüfen und ggf. updaten
• Mandanten-Bestandsaufnahme: Wer ist ab 2027 verpflichtet?
• Konvertierungs-Tool evaluieren und einrichten

Phase 2 (Q3–Q4 2026): Implementierung

• Pilotprojekt mit 2–3 Mandanten starten
• Workflow für E-Rechnungsempfang dokumentieren
• Mitarbeiter schulen
• Mandanten aktiv informieren und onboarden

Phase 3 (Q1 2027): Go-Live

• Alle betroffenen Mandanten auf E-Rechnung umgestellt
• Monitoring: Kommen Rechnungen korrekt an?
• Backup-Prozesse für nicht-konforme Eingangsrechnungen

DATEV und die E-Rechnungspflicht

DATEV ist gut auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. DATEV Unternehmen online kann ZUGFeRD und XRechnung empfangen und verarbeiten. Der DATEV Belegbilderservice unterstützt elektronische Belege. Das DATEV E-Rechnung-Modul ermöglicht die direkte Erstellung von XRechnungen.

Der Haken: Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten bleibt zeitaufwändig. Mit einem DATEV-Konverter lassen sich eingehende PDFs automatisch in das richtige Format bringen und direkt importieren.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann welches Format?

Für kleinere und mittlere Mandanten: ZUGFeRD 2.1 mit Profil EN 16931 ist die sicherste und praktikabelste Wahl. Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, bleibt menschenlesbar und wird von nahezu allen Buchhaltungsprogrammen verarbeitet.

Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung?

Das Wachstumschancengesetz sieht bisher keine direkten Bußgelder vor. Allerdings: Rechnungen, die nicht der Norm entsprechen, könnten als steuerlich nicht anerkannte Belege gewertet werden. Vertragspartner könnten Zahlungen verweigern, wenn keine normenkonforme Rechnung vorliegt.

Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

1. Ab 1.1.2025: E-Rechnungen empfangen können (bereits Pflicht!)
2. Ab 1.1.2027: Versenden Pflicht für Unternehmen > 800k€ Umsatz
3. Ab 1.1.2028: Versenden Pflicht für ALLE B2B
4. Zulässige Formate: ZUGFeRD (ab 2.1) und XRechnung
5. PDFs allein sind keine E-Rechnungen
6. Jetzt vorbereiten — nicht warten

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